ISO 9001 je najpoznatiji sustav upravljanja i najprimjenjiviji ISO sustav. No, u posljednje vrijeme događa se situacija da je sve manje kvalitetnih sustava upravljanja, a sve više „dokumentiranih sustava“ koji nemaju nikakvu primjenu što se odrazilo i na percepciju tvrtki koje gotovo da više ne uvode sustave, osim u slučaju kada ih na to „natjera“ kupac. Polako pada u zaborav činjenica da je sustav upravljanja kvalitetom fantastičan alat i pomoć tvrtkama koji se uvodi radi poboljšanja organizacije tvrtke i njezinog neprekidnog rasta, što za sobom povlači činjenicu da sve više tvrtki počinje svoj sustav osjećati kao teret, a ne pomoć.

Da li je to stvarno tako i kako prkositi negativnom trendu pokušat ćemo objasniti u ovom blogu.

ISO 9001 – To je to onaj papir koji lijepo uokviren visi na zidu

Ne. ISO 9001 je standard (norma) koji daje zahtjeve za sustav upravljanja kvalitetom. On pomaže tvrtkama da budu učinkovitije i da povećaju zadovoljstvo kupaca.

ISO 9001 je kompliciran

Ne, naravno da nije. ISO 9001 izgleda komplicirano na prvi pogled, ali je koncept iza standarda vrlo jednostavan. Sedam principa upravljanja kvalitetom su dobar smjer za početak implementacije i od velike su pomoći kod definiranja sustava upravljanja kvalitetom.

ISO 9001 je kreiran samo za velike organizacije

Ne. Ovaj standard mogu koristiti organizacije bilo koje veličine ili područja djelovanja. Iako male organizacije najčešće nemaju zaposlenike koji se bave samo kvalitetom, one i dalje mogu uživati u blagodatima implementacije standarda.

Uvođenje sustava upravljanja kvalitetom je skupo

Da i ne. Istina je da na samom početku tvrtka mora uložiti sredstva u implementaciju sustava i njegov nadzor, ali to je zapravo vrlo malo ulaganje obzirom na dobrobiti koje bi tvrtka trebala dobili uspostavom sustava. Najveća intencija sustava je pomoći da se poveća zadovoljstvo kupca, eliminiraju uzroci nesukladnosti i poboljšaju poslovni procesi. Ukupni rezultat ovih aktivnosti trebao bi smanjiti troškove kroz poboljšanja i povećanje prihoda od zadovoljnih kupaca. Povrat investicije trebao biti znatno veći od troškova ulaganja u sustav.

Što se tiče same implementacije, tvrtka može i sama uvesti sustav, sve dok je sukladna sa zahtjevima standarda. Bez obzira na ovu činjenicu većina tvrtki se odlučuje za angažiranje vanjskog konzultanta, jer često nema dovoljno resursa (ljudi, vremena) za samostalno uvođenje.

ISO 9001 je namijenjen samo za proizvodne tvrtke

Ne, standard je primjenjiv na bilo koju organizaciju, uključujući davatelje usluga (bolnice, banke, sveučilišta, državna ili lokalna uprava).

ISO 9001 će mi pomoći da povećam svoj profit

Da, ISO 9001 može doprinjeti financijski na mnoge načine:

• Povećanjem produktivnosti i učinkovitosti te kroz smanjenje troškova
• Povećanjem zadovoljstva kupaca, što će rezultirati ponovljenim narudžbama te povećati prodaju
• Povećanjem reputacije kroz certifikaciju, što će rezultirati privlačenjem novih kupaca

Uvođenje sustava upravljanja kvalitetom će povećati papirologiju u tvrtci

Ne nužno! Sustav zahtjeva određenu papirologiju, ali to je u stvari relativno ograničeno na određeni broj dokumenata. Mit da sve treba biti dokumentirano potječe od starijih verzija norme, koje su bile temeljene na motu „piši što radiš, radi što piše“. U verziji iz 2000. godine došlo je do drastične promjene upravo u ovom segmentu te je sada pravo organizacije da sama procijeni što je potrebno dokumentirati kako bi se osigurala sukladnost proizvoda ili usluge (osim osnovne dokumentacije koju diktira standard).
Ukoliko imate uvedeno neko informacijsko rješenje koje podržava zahtjeve norme, dokumentacije uopće više nemorate imati (više na info@impacta.hr).

ISO 9001 će mi reći na koji način moram nešto raditi

Ne. Ovo je najčešći mit vezan uz ISO 9001. Ljudi u većini organizacija (da ne spominjemo i mnoge konzultante) jednostavno ne razumiju da ISO ne kaže „kako“ se nešto treba napraviti, već postavlja zahtjeve na bitnim dijelovima procesa. Istina je da se često događa da vlasnik procesa ne razumije zašto bi neki zahtjev standarda trebao biti uključen u proces te se onda ulazi u zamku objašnjenja da standard traži da se odradi na određeni način. No, u tom slučaju vrlo je važno obratiti pozornost na korelaciju između vlasnika procesa i same implementacije predmetnog zahtjeva.

ISO 9001 se odnosi samo na Odjel kvalitete

Ne. Mnogi ljudi misle da je za ISO 9001 odgovoran samo Odjel kvalitete, no zahtjevi standarda pokrivaju sve aspekte poslovanja – od planiranja, preko provođenja usluge/proizvodnje pa sve do prodaje i isporuke te postprodajnih aktivnosti.

ISO 9001 neće dopustiti mojoj tvrtki da bude fleksibilna i inovativna

Ne. Tijekom implementacije sustava upravljanja treba donijeti odluku da se dopusti fleksibilnost na onim mjestima gdje je fleksibilnost neophodna, ali isto tako je nužno na određenim mjestima stvoriti jasnu i čvrstu strukturu da bi se osigurala disciplina tamo gdje je ona potrebna.

Upravljanje kvalitetom je posao za minimalno jedno radno mjesto

Ne. Nevjerojatno je koliko puno ljudi misli da je održavanje sustava posao u kojem je potrebno zaposliti minimalno jednu osobu na cijelo radno vrijeme. Jednostavna je činjenica da je, ukoliko je razvijen pravilan sustav „krojen“ po potrebama organizacije, vrijeme potrebno za „bavljenje sustavom“ minimalno, obzirom da je u tom slučaju posao = sustav.

Radije umjesto da je sav posao dodijeljen jednoj osobi, odgovornosti podijelite po organizaciji i time minimalizirajte opterećenje vođenja sustava.

Izvor: www.iso.org

Sve mora biti savršeno od samog početka

Ne. Kad bi ova tvrdnja bila istinita, na koji način bi se postigao zahtjev neprekidnog poboljšanja? Potrebno je omogućiti stabilnost procesa i njihov nadzor kako bi se detektirali problemi i provele korektivne akcije. No, to ne znači da je sve savršeno. Uvijek postoje mjesta za poboljšanje sustava i sustav će se vjerojatno nadopunjavati i poboljšavati dokle god je u primjeni.

Sustav se može certificirati u 6 tjedana

Da i ne. Teoretski, u tom vremenskom periodu je moguće isproducrati svu dokumentaciju. No, da bi sustav funkcionirao, potrebno je dokazati praćenje, analiziranje i poboljšanje, što je jednostavno nemoguće u tako malo vremena.

Naravno, na našem tržištu se certifikat može dobiti i u kraćem periodu. Ali pitanje je čemu služi certifikat bez pokrića i sustav koji je svom vlasniku kamen oko vrata.

To posebice dolazi do izražaja u situaciji kada kupac provodi svoje audite i ne vjeruje samom certifikatu (posljednjih godina sve češća situacija), što dovodi do vrlo neugodnih situacija na relaciji kupac-dobavljač-certifikacijska agencija.

Osim toga, kada se već pruža ta mogućnost – zašto ne iskoristiti taj fantastičan alat za poboljšanja unutar tvrtke? Stoga je idealno vrijeme za stvaranje organizacije koja je zrela za certifikaciju između 6-12 mjeseci, ovisno o njenoj veličini.

Vaš IMPACTA tim